ই আর পি ( ERP) কি ? ই আর পি কেন ব্যাবহার করা হয় ।

ই আর পি ( ERP) কি ?

ই আর পি (ইংরেজি তে ERP)এর অর্থ হল এন্টার প্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং । অনেকে মনে করেন এটা একটা সফটওয়্যার বা কোন কম্পানি , আসলে এটা হল এক ধরনের ডাটাবেজ সফটওয়্যার (Logically) যা একটা বড় কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের এর বেশির ভাগ প্রসেস এবং অপারেশন কে শুধু মাত্র একটা সফটওয়ারে চালিত করবে ।
এটি একটি সমন্বিত সফটওয়ারের রুপ যা একটি কোম্পানির মোটামুটি সব চাহিদা পুরন করে।
এক কথায় বলতে গেলে  "Its manage your key business operation in a single integrated system" ।

ই আর পি ( ERP ) এর বৈশিষ্ট্য

ই আর পি সফটওয়্যারের প্যাকেজগুলো এক একটি পার্ট এ বিভক্ত থাকে, যাদের কে মডিউল (Module) বলা হয় ।
এক্ষেত্রে একটি মডিউল এর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে অঙ্গীভূতভাবে সংযুক্ত থাকে ।
এখানে এক মডিউল আর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে শেয়ার করে এবং module to module  data flow ঘটে  ফলে data duplication হয় না ।
ডাটা থেকে ডাটা এর লিংক থাকায় কোন একটি ডাটা কে কেন্দ্র করে এর সাথে সংযুক্ত অন্য ডাটা এর তথ্য সহজে পাওয়া যায় ।

উপরোক্ত একটি সাধারন process কে ব্যাখ্যা করলে কিছুটা  বুঝা যাবে ... যেমন কোন একটি Factory তে  Engineering Department এর একটি Material প্রয়োজন । সেক্ষেত্রে Material টির পর্যাপ্ত Stock যদি Store Department এর Storage এ Available না থাকে তবে Engineering Department এর Responsible Person একটি Purchase Requisition (PR) দিবে । উক্ত Purchase Requisition টি  Purchase Department Process করবে এবং প্রয়োজনে Quotation Maintain করে Purchase Order (PO) তৈরি করবে এবং  Material টি কোন Supplier/Vendor থেকে কিনবে । উক্ত  Purchase Order এর তথ্যের  মাধ্যমে Inventory Department এর  Store এর লোক Goods Receive (GR) করবে । Goods Receive হলে চালান (Invoice) তৈরি / ভেরিফিকেশন হবে  এবং  Finance Department উক্ত  Supplier / vendor কে Payment দিয়ে দেবে । 

ই আর পি এর ক্ষেত্রে  উক্ত Purchase Requisition এর তথ্যের উপর Quotation এবং Purchase Order তৈরি হয়, উক্ত purchase Order উপর ভিত্তি করে Goods Receive হয় এবং Vendor কে  Payment দেয়। এখানে উল্লেখ্য, প্রত্যেকটি Transaction (যেমন Purchase Requisition, Quotation, Purchase Order, Goods Receive, Invoice)সম্পূর্ণ হলে প্রত্যেকটির ক্ষেত্রে একটি Unique document number generate হয়। এই document number এর উপর ভিত্তি করে সংশ্লিষ্ট  তথ্য সহজেই পাওয়া যায়, যেমন Purchase Requisition Number(যখন Purchase Requisition Related ডাটা সফটওয়্যারে save হয় তখন এটা create হয়) ধরে Requisition কারী software system এ follow up করতে পারেন যেমন... তার প্রয়োজনীয় Material টির বর্তমান অবস্থা কি ?
এটার Quotation , Purchase Order হয়েছে কিনা , Store Department এটি Receive করেছে কিনা , সম্ভাব্য Receiving date, Vendor Payment এর তথ্য ইত্যাদি ।

যেহেতু ই আর পি সিস্টেম এর ডাটাগুলো একটি Single Database এ থাকে ,সেহেতু বিভিন্ন department এর বাবহারকারিকে ই আর পি সফটওয়্যারের মাধ্যমে কোন প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে অন্য department এর ই আর পি বাবহারকারিদের নিকট নির্ভর থাকতে হয় না । ERP system এ ডাটা single entry হয় , ফলে বাড়তি কাজ করতে হয় না এবং তথ্য গুলো চাওয়া মাত্র পাওয়া যায় , তাই  Management এর  Analysis Report গুলোর মাধ্যমে কৌশলগত সিদান্ত নেয়া দ্রুত এবং সহজ হয়।

একটি আদর্শ ই আর পি সফটওয়ারে নিম্নলিখিত মূল প্রসেস / দিকগুলো থাকে যে কারনে এই ধরনের সফটওয়্যার কে ই আর পি (ERP ) Software বলে বিবেচিত করা হয় ।

• Orders, Sales & Export Management Module
• Purchase & Import (LC) Management
• CRM (Party Management Module)
• Collection & Payment Management Module
• Inventory Management Module
• Production Management Module
• Banking & Transactions Management
• Core Accounting System
• Human Resources Management with Payroll
• Reporting & Statements Module
• Software Administration & Security Management
•   ইত্যাদি .

আর ও জানতে ভিসিট করুন ঃ এক্সট্রিম সলিউশন্স
যোগাযোগ করুন ঃ ০১৮১৭২৫১৫৮২, ০১৬১৩৯৮৭৩৬৩